Selbstorganisation im Job – zwischen Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit

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Arbeit ist wie Treibsand – je mehr man wegschafft, umso mehr kommt hinterher. Wer mitten im Job steht und den auch noch gut bis perfekt macht, gerät da leicht mal an die Grenzen der Leistungsfähigkeit und Belastbarkeit. Das Zauberwort, damit die Aktenberge auf dem Schreibtisch nicht immer höher werden, weil jeder meint, das schaffen Sie auch noch, die Lösung dafür, dass Sie die Arbeit nicht auch nicht mit nach Hause nehmen, heißt „Self-Management“ – Selbstorganisation. Im Mittelpunkt steht es, mit den eigenen Kräften zu haushalten und sich damit auch für regelmäßig auftretende Spitzenbelastungen noch Freiraum zu lassen. Kein Sportwagen verkraftet 24 Stunden am Tag Tempo 350. Irgendwann sind Fehler vorprogrammiert. Wenn Sie permanent am Limit arbeiten, drohen Flüchtigkeitsfehler und Fehlentscheidungen. Wo ist der Ausweg aus der Dauerbelastung, wenn die Vorgesetzten Ihnen immer mehr Arbeit aufbürden?

Rechtzeitig signalisieren, wenn das Fass überläuft

Am Anfang das Positive: Wenn Sie tagtäglich viele Aufgaben erledigen müssen, dann heißt das zugleich, dass Sie diese Aufgaben erledigen dürfen. Der feine Unterschied: Sie genießen das Vertrauen Ihrer Vorgesetzten. Sie stehen hoch im Ansehen, ansonsten hätte der nächste Stapel schließlich auch bei einem Kollegen oder einer Kollegin landen können. Ist er aber nicht. Diese Tatsache dürfen Sie sich voller Selbstbewusstsein an die Schulter heften. Es ist ein unausgesprochenes Prädikat, eine Würdigung Ihrer Fähigkeiten, Ihres Pflichtbewusstseins und Ihres Arbeitstempos. Trotzdem ist es wenig sinnvoll, wenn Sie sich dazu verleiten lassen, bis zur puren Erschöpfung oder bis zum Burnout alles wegzuarbeiten. Wenn es zu viel wird, sollten Sie schnellstens ein Signal setzen. Wie aber soll das funktionieren, ohne den mühsam geschaffenen „Helden-Status“ zu gefährden oder unangenehm aufzufallen? Die wichtigste Verhaltensregel lautet: nicht jammern, aber auch nicht schweigen. Das Geheimnis liegt darin, die Menge der eigenen Arbeit zu verdeutlichen, ohne sich selbstbeweihräuchernd auf die Schultern zu klopfen. Halten Sie den Chef oder die direkten Vorgesetzten auf dem aktuellen Stand. Die vergessen nämlich gerne mal, was sie Ihnen schon alles aufgetragen haben. „Nur damit Sie für die weitere Planung einschätzen können, wie weit wir sind: Beim Projekt XY habe ich mittlerweile etwa 70% geschafft, der Auftrag YX ist zu 50% fertig, das Angebot für Firma Mustermann schaffe ich innerhalb der nächsten beiden Stunden“. Damit sind Sie nicht jedermanns Schleimer, sondern geben einfach konkret Auskunft, Punkt. So schreibt sich Workflow im Team.

Zauberwort Zeit – auch Erholungsphasen gehören ins Self-Management

Immer wieder sorgt das Wort „Zeitmanagement“ für Lacher. Für viele geradezu unfassbar, dass viele hochintelligente Menschen das noch immer nicht begriffen haben. Die Zeit kann man nicht managen. Die läuft und läuft und läuft. Und irgendwann ist der Arbeitstag vorüber. Am Ende der Zeit ist noch immer viel zu viel Arbeit vorhanden. Exakt das ist es, was es zu organisieren gilt. Welche Massen kann man schaffen – und vor allem ohne gesteigerten Fehlerquotienten schaffen? Dabei liegt der wichtigste Aspekt bei der Fehlerquote. Stellen Sie sich vor, Sie müssen mal eben zwischendurch immens wichtige Entscheidungen treffen, sind aber bereits bis zum Anschlag belastet. Eigentlich müssten Sie ein paar Minuten in Ruhe nachdenken – woher nehmen? Das heißt, auch für die mentale Ausgeglichenheit muss Arbeitszeit eingeplant werden. Der Druck wird immer größer – und auch psychisch belastender – wenn nirgends eine Erholungsphase in Sicht ist. Schon im eigenen gesundheitlichen Interesse sollten Sie Pausen einplanen. So wie man Ihnen Aufgaben vertrauensvoll überträgt, können Sie sicher sein, dass Sie zu denen gehören, die im Anschluss an eine Erholungsphase wieder umso schneller, konzentrierter und besser arbeiten können.

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Selbstorganisation – Tipps für die Praxis

Das lässt sich auch ganz konkret betrachten und umsetzen. Wenn Sie den Arbeitsplatz betreten, können Sie eine Aufgabenbewertung vornehmen. Vermutlich wird am Ende des Arbeitstages kaum eine dieser grob gerasterten Planungen bis ins letzte Detail umgesetzt sein. Aber das Gerüst hilft ungemein, sich zu orientieren und damit zu organisieren. Sie sollten es ausprobieren. Sie schaffen sich damit Souveränität und ein belastbares Nervenkorsett:

  • Was muss heute erledigt werden?
  • Welche sind die wichtigsten Aufgaben?
  • Welche Aufgaben sind terminiert oder zeitkritisch?
  • Wie kann ich die Arbeitsgänge miteinander kombinieren?
  • Womit unterstütze ich den Workflow im Unternehmen?
  • Mit welchen unerledigten Aufgaben würde ich andere bremsen?
  • Wann will ich Pausen einlegen?
  • Wie bewahre ich meine Motivation?
  • Welches ist die Zielsetzung für den heutigen Tag?

Vergessen Sie bei der Prioritätenplanung nicht: Die oberste Priorität ist, dass das Pensum überhaupt konzentriert zu schaffen ist. Wenn Sie sich selbst überlasten, ist der Effekt, dass unerledigte Arbeit liegenbleibt. Und plötzlich sind Sie nicht mehr der Motor der Abteilung, sondern die ungewollte Handbremse. Also nehmen Sie rechtzeitig den Fuß vom Gaspedal.

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