Erfolg im Außendienst ist kurz- und langfristig planbar

• Strukturierte Planung als Erfolgsbasis
• Auftreten, Kleidung, Charakter
• Mehrwert im Fokus
• Zwischen Fachkompetenz und zuverlässiger POS-Betreuung

Die Erfolgsschnittstelle zwischen Unternehmen und Kunden ist der Vertrieb, und ganz direkt: der Außendienst. Das betrifft das produzierende Gewerbe mit erklärungsbedürftigen Gütern ebenso wie den Einzelhandel, das Versicherungs- und Dienstleistungswesen wie den Großhandel. Überall dort, wo etwas verkauft und vermarktet werden soll, geschieht das am besten im persönlichen Kontakt, ob im B2B- oder B2C-Bereich. Und die Konkurrenz schläft nicht, soviel ist mal sicher. Also müssen an dieser Stelle absolute Profis ihrer Disziplin eingesetzt werden, die imstande sind, Kunden zu begeistern und die Unternehmensphilosophie zu transportieren. Zudem müssen sie den Kunden mit ihren Charaktereigenschaften für sich gewinnen können. Was macht einen festangestellten Außendienstmitarbeiter oder einen Handelsvertreter so erfolgreich?

Strukturierte Planung als Erfolgsbasis

Grundvoraussetzung für den effizienten und erfolgreichen Außendienst ist die strukturierte Vorbereitung. Das beginnt bei der optimalen Tourenplanung und Terminierung. Unnütz auf der Autobahn verbrachte Zeit ist verschwendete und somit kostspielige Zeit. Das „mobile Büro“ kann zwar für wichtige Telefonate mit Kunden und für die Kommunikation mit dem Innendienst genutzt werden. Insgesamt aber muss sie zwingend auf das Notwendigste reduziert werden. Die konkreten Abschlüsse oder Bestellungen finden direkt vor Ort und nicht im nächsten Stau statt. Je nach Branche und Größe der zu betreuenden Region setzen die Vertreter sich eine unterschiedliche Anzahl von erreichbaren Kunden auf die tägliche Agenda. Aus der Erfahrung ist jedem bewusst, wie viel Zeit das jeweilige Gespräch in Anspruch nehmen kann. So ein Termin kann aber auch mal ausfallen. Trotz telefonischer Vorabsprache hat der Entscheider plötzlich doch keine Zeit, ist vom Alltagsgeschäft überrollt oder hat es schlichtweg vergessen. Also wird jeder sinnvoll organisierte Außendienstler sich die sogenannten B-Kontakte im Terminkalender vormerken. Steht plötzlich Zeit zur Verfügung, wird die mit der Kontaktaufnahme bei potenziellen Neukunden gefüllt.

Auftreten, Kleidung, Charakter

Pünktlichkeit ist Pflicht im Außendienst. Einen guten Eindruck machen Sie, wenn Sie 10 Minuten vor dem vereinbarten Termin beim Kunden sind. Und dann sind Sie rundum bestens vorbereitet. Die Unterlagen sind nach ihrem Argumentationsmuster sortiert. Das haben Sie selbstverständlich bereits im Homeoffice oder im Auto gemacht. Sie sind angemessen und adrett gekleidet und haben – natürlich vor dem Eintreten – einen selbstkontrollierenden Blick auf sich geworfen. Dabei sollte die Erscheinung möglichst authentisch und natürlich sein. Schließlich ist jedem bewusst, dass Sie einen langen Arbeitstag haben, in dessen Verlauf Sie viele Kilometer fressen. Übertrieben korrekte Kleidung oder das zigmal am Tag frisch aufgelegte Parfum können leicht überzogen wirken. Erfolgreiche Verkäufer im Außendienst punktet mit Menschlichkeit und Glaubwürdigkeit. Zudem verfügen sie über gute Umfangsformen und gerne auch über eine gewisse Art Humor. Humor öffnet Türen und viele Einzelhändler sind in ihrer bisweilen monotonen Welt für eine abwechslungsreiche Unterhaltung mit ein wenig Entertainmentfaktor durchaus dankbar.

Mehrwert im Fokus

Zum gern gesehen Ansprechpartner machen sich Außendienstler mit aktuellen Informationen. Wer nichts Neues zu bieten hat, kann schnell zum Zeitdieb abgestempelt werden. Mit Erfolg hat das wenig zu tun. Es gibt immer Branchenereignisse, die als Triggerr-Points für den Gegenüber interessant sein können. Das sind neben persönlichen Aspekten optimale Gesprächsaufhänger. Vor allem sollten den Ansprechpartnern unbedingt die Vorzüge der Dienstleistung oder des Produkts aufgezeigt werden. Auch die gesicherte Warenplatzierung und Verfügbarkeit ist dabei ein ausschlaggebendes Argument. Der Gegenüber kann dadurch erkennen, dass ihn keine Mehrarbeit erwartet, stattdessen die relevanten Abläufe gewissermaßen outgesourced sind.

Zwischen Fachkompetenz und zuverlässiger POS-Betreuung

Der Außendienstler ist ein Informationsübermittler, Berater und Betreuer. Er muss sich mit den Funktionen und Möglichkeiten der Produkte auskennen; kein Mensch verlangt jedoch absolutes Spezialwissen. Im Endeffekt ist er in den meisten Fällen eine kaufmännische Schnittstelle. Er baut die Distribution auf und bearbeitet Vorratslücken. Oftmals damit verbunden sind auch Merchandise-Tätigkeiten wie der Wechsel von POS-Webemitteln, zudem die Optimierung der Warenpräsentation. Ein Vertreter ist ein Markenbotschafter. Er ist das Aushängeschild von Firmenphilosophie und CI. Exakt so überzeugend und überzeugt sollte er sich auch präsentieren.